Hyvä Kallan Melojien jäsen, tervetuloa Kallan Melojien vuosikokoukseen
sunnuntaina 1.11.2020 kello 13:30 etäyhteydellä osoitteessa meet.google.com/btj-ygyt-ccs
tai paikan päällä Hotelli Puijonsarvessa Minna Canthin katu 16, tilassa Suojalinna.
Osallistumisen edellytyksenä on se, että jäsen ei ole laiminlyönyt jäsenmaksujaan.
Etäosallistumismahdollisuus ei perustu yhdistyksen sääntöihin vaan Lakiin väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi. Kyseinen laki löytyy osoitteesta https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200677#Pidp447358064 .
Lain nojalla yhdistyksillä on oikeus sallia etäosallistumismahdollisuus kokouksissaan, vaikkei sellaista mahdollisuutta ole yhdistyksen säännöissä. Etäosallistujilla on samat oikeudet kuin paikan päällä osallistujilla. Kuten olemme huomanneet uutisista, koronatapaukset ovat lisääntyneet Kuopiossa. Pieniäkään flunssaoireita poteva henkilö ei koronan levitämisen riskin takia voi missään tapauksessa osallistua paikan päällä. Kuitenkin myös täysin oireettomat henkilöt voivat tietämättään olla koronan kantajia. Pitkäaikainen oleskelu samassa sisätilassa tartunnan kantajan kanssa on vakava tartuntariski, sillä virusta erittyy ilmaan paitsi yskiessä ja aivastaessa myös tavallisesti hengittäessä tai puhuessa. Korona voi etenkin iäkkäämmille jäsenillemme olla hengenvaarallinen, ja nuoremmillekin voi huonolla tuurilla tulla koronasta pitkäaikaisia terveysvaikutuksia. Siksi Kallan Melojien hallitus suosittelee voimakkaasti tarjolla olevista osallistumisvaihtoehdoista nimenomaan etäosallistumista.
OHJEET ETÄOSALLISTUJILLE
Etäosallistuminen toteutetaan Google Meet -teknologialla. Google-tunnusten omistaminen ei tiettävästi ole välttämätöntä osallistumista varten. Liity kokoukseen nettiselaimella ylläolevaa linkkiä hyödyntäen. Kirjoita videokokouksen chattiin (eli tekstipohjaiseen keskusteluun) oma nimesi tai kaikkien samalla laitteella osallistuvien jäsenten nimet sekä se, mistä alkaen olet / olette mukana (kokouksen alusta tai jos ehdit mukaan vasta kokouksen alettua kerro mukaantulon kellonaika). Jos joudut poistumaan kokouksesta sen vielä jatkuessa, ilmoita chatissa kuka poistuu ja mihin aikaan. Yhteyden toimimisen varmistamiseksi osallistujia pyydetään säännönmukaisesti pitämään webkamerat ja mikrofonit suljettuina tapaamisen aikana (näitä pääsee klikkaamaan käyttöön tai pois käytöstä näytön alareunasta). Puheenvuoroja pyydetään kirjoittamalla chattiin puheenvuoropyyntö ja oma nimi. Oman vuoron koittaessa avataan mikrofoni ja pidetään puheenvuoro, minkä jälkeen mikrofoni taas suljetaan. Salissa pidettyjä puheenvuoroja voi kokouksen sihteeri tarpeen vaatiessa referoida mikrofoniin niin että etäosallistujat kuulisivat.
Meillä ei ole käytössä teknologiaa, millä mahdollisissa suljetuissa lippuäänestyksissä etäosallistujien äänet saadaan pidettyä salassa (ellei joku sellaisen menetelmän kokouksessa keksi). Etäosallistumalla hyväksyt, että äänestyksessä äänesi tulee julkiseksi kokouksen osallistujille – toisaalta suljettuja lippuäänestyksiä ei ole muutenkaan viime vuosina toteutettu.
MIKÄLI TULET KUITENKIN PAIKALLE
Hallituksella ei käsityksemme mukaan ole edes oikeutta estää paikan päällä osallistumista. Huomaa kuitenkin, että paikan päällä osallistumalla otat terveydellisen riskin ja vastaat siitä itse. Seura ei vastaa, jos joku saa kokouksessa koronan. Paikan päällä osallistujilta toivotaan maskien käyttöä, sillä tämä suojaa jonkin verran muita läsnäolijoita tartuntariskiltä. Lisäksi salissa on määrä pitää runsaat turvavälit toisiin osanottajiin. Osanottajia ohjeistetaan istumapaikkojen suhteen. Ethän tule paikan päälle kovin hyvissä ajoin, ja varsinkin kapeilla kulkuväylillä tungeksiminen ei ole hyväksyttävää.
Kokoustilan sijainti Puijonsarvessa selvinnee näyttötauluilta hotellin aulassa. Pysäköintiohje: Hotellin sisäpihalle tai parkkihalliin voi jättää autonsa maksutta.Vältääkseen sakot on auton rekisterinumero merkittävä kokousaulassa olevalle Ipadille. Henkilökunta ohjeistanee sekä kokoustilan löytämisessä että rekisterinumeron ilmoittamisessa. Kallan Melojat ei vastaa, mikäli pysäköinnissä on epäselvyyksiä ja joku kokouksen osallistuja saa sakot.
KOKOUKSEN ASIALISTA
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus (eli toimintakertomus) ja tilin- ja toiminnantarkastajien lausunto
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen ja muiden mahdollisten maksujen suuruus
Seuran säännöissä listataan jäsentyypeiksi varsinainen jäsen, kunniajäsen, kunniapuheenjohtaja, ja kannattajajäsen. Näistä varsinaisille jäsenille ja kannattajajäsenille on määrättävä jäsenmaksut. Kunniajäsenet tai mahdolliset kunniapuheenjohtajat eivät maksa jäsenmaksuja. Lisäksi seurassa on ollut tapana määrittää juniorijäsenille alennettu jäsenmaksu, vaikkei säännöissä juniorijäseniä erikseen mainita.
8. Valitaan seuraavaksi toimintakaudeksi ylimelamies eli hallituksen puheenjohtaja ja jäsenet erovuoroisten tilalle
Erovuoroisia ovat hallituksen puheenjohtaja Aarni Mustonen, muut hallituksen varsinaiset jäsenet Risto Niiranen, Eeva-Liisa Peuha ja Olli Vertanen sekä varajäsen Matti Viluksela. Lisäksi kaksi hallituksen varsinaista jäsentä, Terhi Aurala-Heiskanen ja Sanna Lankinen, ovat ilmoittaneet halustaan erota kesken kaksivuotiskautensa.
9. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja tai toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
10. Kokouksen päättäminen
Kokouksessa käsiteltäviä asiakirjoja pyritään toimittamaan jäsenten tutustuttavaksi tämän linkin takaa löytyvälle sivulle ennen kokousta.